ПОЛОЖЕНИЕ о Комиссии по регламентам Ассоциации Коммуникационных Агентств России
1. Общие положения
1.1. Комиссия по регламентам (далее по тексту «Комиссия») имеет особый статус Президентской комиссии и действует на постоянной основе в рамках Ассоциации Коммуникационных Агентств России (АКАР) согласно Уставу организации.
1.2. Решение о создании Комиссии и прекращении ее деятельности принимается Общим собранием АКАР.
1.3. Комиссия осуществляет свою деятельность на основании настоящего Положения, утвержденного Советом АКАР.
2. Цели и задачи
2.1. Цели Комиссии:
– регулирование деятельности Ассоциации и структурных подразделений с точки зрения алгоритмов взаимодействия, а также подготовки и принятия решений;
– определение целесообразности и уровней стандартизации и согласования внутренних и внешних процессов, создание и внедрение документов, процедур и правил деятельности Ассоциации, как путем автономной работы, так и во взаимодействии с Советом АКАР, председателями и членами структурных подразделений, исполнительной дирекцией Ассоциации.
2.2. Задачи Комиссии:
– разработка, пересмотр, а также оформление и согласование регламентов, кодексов, меморандумов, рекомендаций, инструкций, положений и иных документов (далее по тексту «нормативный акт»), правил и процедур по единым индустриальным стандартам Ассоциации, как подготовленных внутри Комиссии, так и в иных подразделениях Ассоциации;
– инициирование заседаний, создание рабочих групп, организация профессиональных консультаций для выполнения поручений и решений Совета АКАР, задач структурных подразделений в части подготовки и внедрения нормативных актов, новых процедур и правил в практику Ассоциации;
– верификация и/или согласование нормативных актов, подготовленных силами структурных подразделений, в том числе утверждение финальных редакций для вынесения на одобрение Совета АКАР.
– определение порядка контроля за исполнением принятых нормативных актов, правил и процедур.
3. Руководство Комиссией
3.1. Комиссию возглавляет президент Ассоциации. В качестве председателя Комиссии он избирается сроком на два года и может переизбираться неограниченное число раз.
3.2. Председатель Комиссии:
– определяет основные направления деятельности Комиссии и организует ее работу в соответствии со стоящими перед Комиссией целями и задачами;
– формирует план работы Комиссии с учетом поступивших от членов Комиссии предложений;
– определяет повестку заседаний Комиссии, созывает их и председательствует на них;
– отчитывается перед Советом АКАР по результатам деятельности Комиссии.
4. Члены Комиссии
4.1. Состав Комиссии формируется исключительно по представлению президента Ассоциации из числа представителей организаций – членов Ассоциации и фиксируется по персоналиям. По решению председателя в работе Комиссии могут принимать участие привлеченные эксперты, не обладающие правом голоса, если иное не будет предусмотрено решением Комиссии в отношении конкретного вопроса или на определенный срок.
4.2. Состав Комиссии формируется сроком на один год на первом заседании Комиссии, следующим за ежегодным Общим собранием Ассоциации, но не позже, чем через 90 дней после Общего собрания.
4.3. Члены Комиссии могут переизбираться неограниченное число раз.
4.4. Член Комиссии вправе:
– участвовать в подготовке и принятии решений Комиссии;
– ходатайствовать о созыве заседания Комиссии;
– вносить предложения по повестке заседания Комиссии и по плану работы Комиссии;
– выступать с предложениями по совершенствованию деятельности Комиссии;
– в любое время выйти из Комиссии.
4.5. Член Комиссии обязан:
– участвовать в деятельности Комиссии;
– соблюдать Устав АКАР и настоящее Положение;
– выполнять решения Комиссии и соблюдать требования документов, принятых Комиссией;
– не разглашать сведения, имеющие конфиденциальный характер, соблюдать правила временного эмбарго – запрета на разглашение информации о деятельности Комиссии до её официального обнародования;
– воздерживаться от любых действий, способных привести к конфликту интересов, так же как не использовать возможности Ассоциации и Комиссии для углубления конфликтов, возникших за пределами сферы деятельности Комиссии и Ассоциации.
5. Заседания Комиссии
5.1. Заседание Комиссии правомочно при соблюдении нижнего порога явки членов Комиссии с правом голоса. Такой порог устанавливается Комиссией самостоятельно на первом заседании после утверждения её персонального состава.
5.2. Заседание может быть созвано по согласованному графику или по инициативе не менее 3 (трех) членов Комиссии;
5.3. О заседании Комиссии члены Комиссии должны быть информированы не менее чем за 5 рабочих дней. В информации о любом планируемом заседании должны быть точно указаны повестка, время проведения, планируемая продолжительность.
5.4. Голосование признается состоявшимся, если проголосовало не менее 51% от состава участников, допущенных до голосования. При равенстве голосов Председатель имеет 2 (два) голоса.
5.5. На усмотрение Комиссии голосование может быть очным, либо проходить в чате Комиссии. На голосование в чате Комиссии отводится не более 72 часов с момента начала голосования, при этом принимается условие, что кворумом является утвержденный список Комиссии и в голосовании приняло участие не менее 51% членов Комиссии.
5.6. Несогласные с решением заседания члены Комиссии вправе ходатайствовать о пересмотре такого решения на Совете АКАР. Решение Совета АКАР является обязательным для всех членов Комиссии.
6. Организационно-техническое обеспечение деятельности Комиссии
6.1. Организационно-техническое обеспечение деятельности Комиссии осуществляется Исполнительной дирекцией Ассоциации, которая назначает ответственного секретаря (куратора) Комиссии из числа своих штатных сотрудников;
6.2. Куратор Комиссии:
– осуществляет подготовку и проведение заседаний Комиссии;
– организует голосование, в том числе в чате Комиссии, осуществляет подсчет голосов и ведет учет активности членов Комиссии в голосованиях;
– в соответствии с установленными сроками оформляет протоколами принятые на заседании Комиссии решения;
– ведёт коммуникацию (включая рассылку протоколов и иных документов) с председателем, членами Комиссии и руководством Исполнительной дирекции;
– осуществляет работу на информационных ресурсах Комиссии и Ассоциации.
6.3. Тайминги куратора Комиссии:
– при статусе «срочно» – не позднее 24 часов;
– голосование в чате Комиссии – не более 72 часов;
– составление протокола – три рабочих дня;
– рассылка протокола членам Комиссии – один рабочий день.
7. Выход/исключение из состава Комиссии
7.1. Член Комиссии может быть исключен из состава Комиссии за невыполнение возложенных на него полномочий и поставленных задач и/или за недобросовестное выполнение полномочий и задач.
7.2. Членство в Комиссии автоматически прекращается в случае неучастия без уважительной причины в 50% голосований за год.
7.3. Членство в Комиссии автоматически прекращается в случае выхода организации – члена АКАР из самой Ассоциации.